Imane Baba Dans le monde de la gestion de projet, les grandes stratégies et les plannings à long terme occupent souvent le devant de la scène. Pourtant, ce sont les petites tâches, apparemment insignifiantes, qui peuvent rapidement s’accumuler et devenir une source de stress. Comment les gérer efficacement ? La réponse se trouve dans la méthode GTD (Getting Things Done), une approche révolutionnaire développée par David Allen.
Qu’est-ce que la méthode GTD ?
La méthode GTD repose sur un principe simple mais puissant : libérer son esprit des tâches à faire pour se concentrer pleinement sur l’action. Elle propose une approche structurée pour organiser et prioriser vos activités, en vous aidant à rester maître de votre temps et de votre énergie.
Les étapes clés de la méthode GTD
1. Capturer (Collect)
Commencez par noter tout ce qui occupe votre esprit : petites et grandes tâches, idées, rendez-vous, etc. L’idée est de créer un « cerveau externe », un endroit où tout est enregistré pour ne rien oublier. Vous pouvez utiliser un carnet, une application ou un logiciel de gestion de projet.
2. Clarifier (Process)
Pour chaque élément capturé, posez-vous la question suivante : Est-ce actionnable ?
- Si oui :
- Cela prend moins de 2 minutes ? Faites-le tout de suite.
- Cela prend plus de temps ? Planifiez ou déléguez.
- Si non :
- Archivez pour référence future.
- Mettez-le dans une liste à revoir plus tard.
3. Organiser
Les tâches doivent être triées en catégories selon leur nature et leur priorité. Voici quelques exemples de listes utiles :
- À faire aujourd’hui : Les actions prioritaires.
- En attente : Les tâches déléguées ou qui dépendent de tiers.
- Projets en cours : Les objectifs plus complexes avec plusieurs étapes.
4. Réfléchir (Reflect)
Revenez régulièrement à vos listes pour ajuster vos priorités et vous assurer que rien ne tombe entre les mailles du filet. Une révision hebdomadaire est idéale pour faire le point sur vos projets.
5. Engager (Do)
Passez à l’action en fonction de votre contexte, du temps disponible et de votre énergie. Avec une liste claire, vous pouvez avancer rapidement sans vous laisser distraire.
Pourquoi GTD est-elle idéale pour gérer les petites tâches ?
- Traitement immédiat : En appliquant la règle des 2 minutes, les petites tâches ne s’accumulent pas. Elles sont rapidement résolues, laissant de la place pour des priorités plus stratégiques.
- Libération mentale : Vous éliminez la charge cognitive liée à la mémorisation des détails et vous vous concentrez sur l’essentiel.
- Productivité accrue : Les listes bien organisées vous permettent de travailler de manière plus fluide et d’éviter les pertes de temps.
Exemple pratique d’application de GTD
Imaginons que vous gériez un projet complexe et que vous receviez un e-mail vous demandant une réponse rapide. Avec GTD :
- Si la réponse prend moins de 2 minutes, vous la donnez immédiatement.
- Si cela demande plus de temps, vous planifiez cette tâche pour un moment opportun.
- Si ce n’est pas urgent, vous l’archivez pour consultation future.
Conclusion
La méthode GTD n’est pas seulement un outil pour gérer les grandes stratégies, mais aussi une arme redoutable contre l’accumulation des petites tâches. En libérant votre esprit et en organisant vos activités, vous gagnez en clarté, en efficacité et en sérénité. Pourquoi ne pas l’adopter dès aujourd’hui pour optimiser votre gestion de projet ?
Adoptez GTD : Faites plus, stressez moins !